E-Mail wurde in einer Zeit erfunden, in der man einander vertraute. Deshalb kann bis heute jeder eine Mail verschicken, in der als Absender dein Name steht. Genau davon lebt die Hälfte aller Betrugsversuche.
Die Gegenmaßnahme sind drei Einträge im DNS deiner Domain:
- SPF legt fest, welche Server überhaupt Mails in deinem Namen verschicken dürfen.
- DKIM hängt jeder Mail eine Signatur an, die beim Empfänger geprüft wird.
- DMARC sagt dem Empfänger, was er tun soll, wenn eine der beiden Prüfungen scheitert – durchlassen, in den Spam, oder gleich abweisen.
Gmail und Outlook prüfen das inzwischen konsequent. Wer als Betrieb regelmäßig Mails verschickt und diese Einträge nicht hat, hat kein Formulierungsproblem, sondern ein technisches.
Woran es im Alltag scheitert
Der häufigste Fall: Du verschickst deinen Newsletter über einen Dienst, hast dort aber nie den passenden Eintrag in deiner Domain hinterlegt. Für die Empfänger sieht das aus wie eine fremde Firma, die vorgibt, du zu sein – und wird entsprechend behandelt.
Der zweithäufigste: Du hast irgendwann den Hoster gewechselt, der alte SPF-Eintrag steht noch da, der neue Server ist nicht drin. Dann kommen manche Mails an und manche nicht, scheinbar zufällig.
Und einer, der teuer wird: Rechnungen im Spam. Der Kunde ruft nicht an, um zu fragen, wo die Rechnung bleibt – er wartet, und du mahnst etwas, das nie angekommen ist.
Was das für dich heißt
Frag deinen Hoster oder deinen Newsletter-Anbieter nach den Einträgen für SPF und DKIM und lass sie in deiner Domain hinterlegen. Das ist eine einmalige Sache von zwanzig Minuten, und beide Anbieter haben eine fertige Anleitung dafür.
Testen kannst du es selbst: Schick eine Mail an eine Gmail-Adresse und sieh dir in Gmail die Details der Nachricht an – dort steht, ob die Prüfungen bestanden wurden. Wenn dort „bestanden“ steht, bist du auf der sicheren Seite.